با توجه به ارتباط گسترده کمپانی ها با هم در تمام نقاط دنیا، و پیشرفت های تکنولوژی و البته وجود مسافت و یا اختلاف ساعت زمانی و یا حضور کارمندانی که به صورت دورکاری مشغول به فعالیت هستند، برگزاری جلسات به صورت آنلاین جز لاینفک خیلی از سازمان ها شده است. حال اگر از افرادی که در جلسات آنلاین حضور داشته اند درباره مشکلات آن جلسه سوال بپرسید، در مجموع به 40 مورد اشاره میکنند که تنها چند مورد از آنها مربوط به مشکلات حیطه تکنولوژی است.

برای حل این مشکلات، کارشناسان نکات قابل توجهی که مشابه با یکدیگر هستند را بیان می کنند:

• بررسی کنید که چه چیزی خوب پیش نرفته است.
• آن را اختلال نامگذاری کنید.
• به خودتان استراحت دهید و بررسی کنید که چه کاری را باید انجام دهید.
• برگردید و پیگیری کنید.

البته این گام ها زمانی می تواند اجرا شوند که شما موضوع جلسه را از پیش بدانید، میدانید چگونه قرار است اجرا شود، و شما اختیار لازم برای مداخله را دارید. این فرضیات برای اکثر جلسات وجود ندارد و اگر اتفاق ها خوب پیش نرود آن جلسه به نوعی اتلاف وقت است.

مدیران می توانند این مشکل را با دادن مهارت و اختیارات لازم که منجر به بالا رفتن ارزش های یک جلسه می شوند حل کنند. مهارت های لازم برای هدایت جلسات به شکل عالی قطعا همراه با آموزش و تمرین خواهد بود. مسئولیت اینکه جلسات هدفمند پیش بروند بر عهده تمام اعضای حاضر در جلسه است و باید بین تمام اعضا تقسیم شود. راه و روش به این سبک خواهد بود.

برای مشکلات متداول برنامه ریزی کنید.

مشکلات متداول را که اعضای تیمتان در جلسات با آن روبرو می شود را شناسایی کنید. برای مثال، شاید به تکرار این مشکلات را تجربه کرده باشید:

اشتباهات مربوط به حوزه تکنولوژی: مشکل در برقراری ارتباط، کیفیت بد صدا و … .

گفتگوهای بی نظم: با هم صحبت کردن، صحبت های خارج از موضوع یا بحث کردن.

مشارکت نابرابر: بعضی از افراد تمام مدت صحبت می کنند، برخی به ندرت مشارکت می کنند.

برای مشارکت آماده باشید.

یک فلوچارت از “اگر- آنگاه” که اعضای تیمتان در هنگام به وجود آمدن مشکلات بتواند به سادگی و به سرعت از آن استفاده کنند، آماده کنید.

یک برنامه جایگزین: اگر برای اتصال به جلسه ویدیویی دچار مشکل شدیم، پس می توان از خطوط تلفن کنفرانسی استفاده کرد.

علامت دیداری مشترک: اگر کسی تلاش میکند چیزی بگوید و ما صدای او را نمی شنویم، از یک علامت استفاده کیم که به او بگوید صدایش را نمی شنویم.

یک کد ارور: اگر بحث به حاشیه کشیده شده است از یک علامت خاص استفاده کنید، (کاد- کافی است، ادامه دهیم)

علامت شنیداری مشترک: اگر گفتگو پرتنش و غیرمولد شود، زنگ خاصی را به صدا درآورده و لحظه ای سکوت کنید. برای ادامه مکالمه، ابتدا تشخیص دهید که چه اشتباهی رخ داده است و هر کدام از ما برای ادامه به چه چیزی نیاز داریم.

تمرین بازخورد: اگر به مشارکت و تفکر همه نیاز داریم، پس باید یک چرخه داشته باشیم، که در آن برای هر موضوعی هرکسی برای 30 ثانیه صحبت کند و تا همه نظرشان را نگفته اند کسی نمی تواند برای بار دوم نظرش را بیان کند.

درباره مشارکت های خود تمرین کنید.

وقتی که فهمیدید برای چه چیزی مشارکت میکنید، آن را با اعضای تیمتان هماهنگ کنید و تمرین کنید.

اجازه دادن

حال که برای مشکلات ممکن پیش رو برنامه هایی در نظر دارید، باید به اعضای تیمتان مجوزهای لازم برای مشارکت به هنگام بروز مشکلات را بدهید.

گروه را مسئول موفقیت بدانید.

درنهایت ، شما می خواهید برای تبدیل شدن به بخشی از فرهنگ سازمانی، مشارکت های مفیدی انجام دهید که یکی از آنها نحوه مشارکت در جلسات است. اما این به طور خودکار اتفاق نمی افتد.

اگر می خواهید پیشرفتی صورت بگیرد، یک نفر را در هر جلسه تنها به عنوان شخصی که دخالت می کند قرار دهید. این فرد شما را مطمئن خواهد ساخت تا زنگ ها به صدا در بیایند.

با پیش گرفتن همین چند تکنیک ساده پیشرفت اعضای تیم در جلسات آنلاین دیده خواهد شد و یک گام دیگر در راستای رسیدن به فرهنگ سازمانی مورد نظر در پیش گرفته اید.

منبع: www.inc.com