برای انجام درست و به موقع کارها باید بهره وری خود را حفظ کنید. از کجا بدانیم کدام کارها ضروری هستند و برای کدام کارها می توان صبر کرد؟ قطعا جواب این سوال را با استفاده از ماتریس آیزن هاور می توانید بدهید.

ماتریس آیزن هاور چیست؟

ماتریس آیزن هاور به کارهای شما بر اساس ضرورت آنها رتبه می دهد و به شما کمک می کند فعالیت های مهم و آنهایی که می توانید به تعویق بیندازید را شناسایی کنید.

اغلب کارهای ضروری اهمیت ندارند، و اغلب کارهایی که مهم هستند اولویت ندارند. این جمله از آیزن هاور می تواند به مدیریت زمان کمک کند. اما مهمتر این است که جزییات ماتریس را بشناسیم. هر ماتریس از 4 قسمت تشکیل می شود که که شامل کارهایی می شود که در هر زمان باید آنها را انجام دهید.

هر ربع از این ماتریس شامل حالت های:

انجام دادن، تصمیم گرفتن، برونسپاری و حذف کردن.

• این کار را انجام دهید

اولین قسمت این ماتریس، قسمت انجام دادن است، که فعالیت های مهم را شامل می شود. یعنی، کارهایی که به سرعت باید انجام شوند. مواردی که به توجه فوری شما نیاز دارند و به رسالت زندگی شما بسیار مرتبط هستند.

از کجا بفهمیم کدام کارها در این دسته قرار می گیرند؟

به سادگی!

اولویت هایتان را آنالیز کنید، و مشخص کنید که آیا آنها را در معیارهای “این کار را انجام دهید” قرار می گیرند یا خیر. اگر کار در طی یک روز یا طی 24 تا 48 ساعت اقابل انجام باشد، فوری است.

رویکرد دیگری که می توانید در اولویت بندی کارها در این دسته اتخاذ کنید، اتخاذ اصل “خوردن قورباغه” توسط مارک تواین است. این اصل توصیه می کند که به محض بیدار شدن ، به سرعت کارهای مهم را انجام دهید.

• تصمیم بگیرید

دومین قسمت این ماتریس، قسمت تصمیم گرفتن است، که فعالیت های مهمی که ضروری نیستند را شامل می شود.

آنها اهداف و کارهایی طولانی مدت هستند که مهلت فوری ندارند. این کارها می تواند شامل مدیتیشن ، روزنامه نگاری ، مطالعه ، زمانی برای خانواده و ورزش باشد.

شما می توانید فعالیت های خود را برای زمانی دیگر برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال ، شما باید از نظر سلامتی ورزش کنید ، اما می توانید برای انجام آن زمان خاصی را اختصاص دهید.

این فعالیت ها را به گونه ای برنامه ریزی کنید که آنها به قسمتهای ” این کار را انجام دهید” یا “فوری” منتقل نشوند. اطمینان حاصل کنید که وقت کافی دارید و زمان آن را برای انجام آنها اختصاص می دهید.

• برونسپاری

این کارها برای شما مهم نیست بلکه برای دیگران کاملاً ضروری است. اینجاست که کار گروهی وارد بازی می شود.

شما می توانید کارهای این قسمت از ماتریس را انجام دهید، اما واضح است که واگذاری آنها منطقی تر به نظر می رسد. واگذاری این قبیل کارها به شما اطمینان می دهد که برای انجام و پیگیری کارهای مربوط به دو قسمت اول زمان و فرصت کافی دارید. البته فراموش نکنید که باید بر روی کارهایی که آنها را خودتان انجام نمی دهید نظارت داشته باشید، با ایمیل، اسکایپ یا تلفن پیگیری های لازم را انجام دهید.

• حذف کردن

آخرین بخش از ماتریس که بهره وری شما را از میان می برد. اموری که تاثیری برای رسیدن شما به اهدافتان ندارند و تنها راه افزایش بهره وری حذف آنهاست. مثلا چک کردن تلفن همراهتان به طور پیوسته، فیلم دیدن، بازی های ویدیویی و یا عادت های بدی که می توانید آنها را از کارهای روزانه و هفتگی تان حذف کنید.

افراد موفق اولویت بندی کارها را یاد گرفته اند و می دانند که چگونه مهمترین کارها را انتخاب کنند. آنها بهترین فرد را برای برون سپاری کارهایشان پیدا کرده اند و یا به راحتی کارهای بی اهمیت را حذف می کنند.

منبع: www.lifehack.org